Blog do iConsulting Group

Como viu, a sua empresa estar conforme ao Regulamento Geral da Proteção de Dados é crucial para evitar coimas que a possam levar à ruína. E, obviamente, neste momento, contratar ajuda profissional especializada não só é uma mais valia, mas antes uma necessidade.

Por isso e para o ajudar a si e à sua empresa criámos um conjunto de ferramentas profissional, em conjunto com alguns dos melhores engenheiros informáticos do mercado e advogados especialistas em direito empresarial e comercial, a que demos o nome de iTools, visando assegurar que ao usá-las a sua empresa esteja na totalidade conforme ao Regulamento, tendo em conta o foco nas políticas de privacidade. Mas, em que consiste o iTools e como funciona?

Em primeiro lugar, importa referir que a ferramenta se integra na perfeição com o CRM da sua empresa e, caso ela não possua um traz também essa funcionalidade de forma personalizada. Ou seja, em traços gerais, o CRM é uma base de dados onde serão introduzidos todos os dados dos seus clientes, e onde serão registadas todas as ações e interações com ele.

Consequentemente, e porque a ferramenta envia obrigatoriamente um e-mail de confirmação sempre que há um novo registo (quer ele seja por via eletrónica ou por via manual através, por exemplo, de um contacto telefónico), há um consentimento declarado por parte do cliente quanto à utilização dos seus dados por parte da sua empresa. Obviamente o armazenamento dos consentimentos dos utilizadores assume particular importância uma vez que faz prova do registo, de livre vontade, daquele utilizador na sua plataforma. Imagine que amanhã o utilizador AB vem invocar que nunca registou os seus dados no seu site. Conseguirá, através do uso desta ferramenta, fazer prova não só de que ele se registou, mas também da hora e do IP através do qual foi feito esse registo.

Caso os dados sejam cedidos a terceiros (outsourcing), o sistema mantém o registo dos mesmos para que, na eventualidade do cliente exercer o direito ao esquecimento, esse mesmo direito esteja a ser cumprido na totalidade por todas as partes envolvidas, o que, aliás, é uma obrigação vertida nas normas do RGPD. Uma vez que este é um processo complexo, dado ter que haver, obrigatoriamente, uma sincronização de todos os parceiros envolvidos, o iTools garante essa mesma sincronização para que não haja nenhuma falha que resulte em incumprimento do RGPD.

Uma vez que a ferramenta regista todas as ações efetuadas pelo utilizador ou funcionários da sua empresa em relação aos dados, há um registo com todas as datas de permissão e, bem assim, de quem as forneceu. Acresce que, todas alterações realizadas são também registadas, o que, uma vez mais, servirá de prova em caso de qualquer litígio com um utilizador.

Recapitulando tudo o que dissemos até agora e em termos menos detalhados, o iTools inclui:

● Comunicação com um CRM (sempre que possível) e com os respetivos outsourcing de dados;

● Envio obrigatório de um e-mail de confirmação da política de privacidade;

● Registo dos consentimentos;

● Dupla confirmação do e-mail para uma maior segurança acerca do consentimento;

● Datas permissão;

● Registos e histórico de tudo que o que for pedido pelos singulares

Com efeito, com a utilização do iTools poderá ficar descansado quanto ao cumprimento do RGPD por parte da sua empresa quanto às políticas de privacidade. E, se a esta altura, está a pensar que é um investimento alto acredite que lhe sairá muito mais barato do que uma coima por incumprimento. Vai mesmo querer arriscar?